Att planera en
kan vara en komplex procedur med många rörliga aspekter. Från att definiera målet till att i slutändan genomföra konferensen finns det mängder av beslut att göra. Olyckligtvis är det vanligt att trampa vilse på vägen. Genom att vara medveten om och förebygga några ofta förekommande misstag kan du emellertid bevara både tid och pengar, lindra pressen och i synnerhet öka möjligheterna för en riktigt framgångsrik och oförglömlig konferens. Här är 10 vanliga fel du bör vara vaksam på då du planerar ditt nästa tillställning.
1. Diffust Ändamål och Målsättning
Att dyka rakt in lokaljakten utan att först ha kristallklart för sig vad konferensen ska åstadkomma är ett ofta förekommande problem. Om du saknar klara intentioner blir det svårt att utvärdera om en lokal eller ett arrangemang verkligen är passande.
Hur förhindrar du det:
Före du tar något annat, fastställ målet med din konferens. Vad vill du att besökarna ska erfara, lära sig eller genomföra i efterhand? Sätt upp konkreta och kvantifierbara mål. Låt dessa intentioner sedan vägleda ditt val av eventlokal och schema.
2. Att Inte Känna Sin Målgrupp
En lokal och ett upplägg som är idealiskt för en grupp kan vara helt opassande för en annan. Att inte inse deltagarnas behov och förväntningar kan orsaka svagt deltagande och otillfredsställelse.
Så undviker du det:
Ta reda på så mycket som möjligt om din deltagare. Vilka är de? Vad har de för bakgrund och intressen? Vilka är deras praktiska behov gällande till exempel framkomlighet och teknologi?
3. Förbise Ekonomin
Att bli betagen i en underbar plats utan att ha kontroll över den fullständiga kostnaden, eller att helt enkelt sakna en strukturerad ekonomisk planering från utgångspunkt, är en given väg mot finansiella bekymmer.
Hur undviker du det:
Etablera en detaljerad ekonomisk plan i ett tidigt stadium. Ta med alla potentiella kostnader – lokalhyra, teknologisk utrustning, catering, föreläsare, utrustning, annonsering och en buffert för oförutsedda avgifter.
4. Försenad Planering
Många dröjer för mycket med att säkerställa sin konferenslokal. Effekten blir ofta ett inskränkt urval, större priser och att man eventuellt inte får de tider man helst vill ha.
Hur förebygger du det:
Inled förberedelse- och säkringsprocessen i god tid, särskilt om ni vill ha välbesökta lokaler eller under högsäsong. Ett halvår till ett år månaders framförhållning är inte ovanligt för omfattande tillställningar.
5. Att Ej Göra en Ordentlig Besök på plats
Bilder och beskrivningar på en webbplats kan vara tilltalande, men de förmedlar sällan hela upplevelsen. Att reservera en arena utan att ha besökt den (eller åtminstone gjort en noggrann virtuell genomgång) är riskabelt.
Hur förhindrar du det:
Besök alltid de arenor som är era främsta val. Om ett personligt besök är inte möjligt, be om en detaljerad direktsänd videorundtur. Sätt dig in i vad du ska titta efter under ett platsbesök.
6. Förbise Teknologin
Att förutsätta att all nödvändig digital utrustning som Wi-Fi, AV-utrustning eller möjligheter för hybridmöten finns på plats och opererar felfritt kan skapa stora svårigheter på konferensdagen.
Så förhindrar du det:
Specificera tydligt era teknologiska behov för konferensen när ni efterfrågar kostnadsförslag. Kontrollera noggrant vad som ingår, vilka avgifter som adderas och vilken teknologisk assistans som tillhandahålls. Om möjligt, testa kritisk hårdvara i förväg.
7. Missa Det Finstilta i Överenskommelsen
Ett undertecknat kontrakt är ett bindande avtal. Att inte omsorgsfullt granska alla villkor, särskilt gällande stornoregler, justeringsavgifter och vad som sker vid plötsliga situationer, kan bli mycket dyrt.
Hur förhindrar du det:
Studera varje klausul i kontraktet omsorgsfullt. Ställ frågor om allt som är diffust. För större och mer omfattande events kan det vara klokt att låta en rättslig expert undersöka avtalet.
8. Dålig Kommunikation med Lokalen
Otillräcklig eller oklar kontakt med konferenslokalens medarbetare före och under evenemanget kan orsaka förvirring, felaktiga leveranser och överflödig stress.
Hur förhindrar du det:
Etablera en effektiv och öppen kommunikation med er ansvarige på platsen. Säkerställ alla element och överenskommelser i skrift. Ha periodiska avstämningar.
9. Underskatta Serveringens betydelse
Hungriga och uttorkade besökare är sällan tillfredsställda gäster. Att dra ner på förtäring och dryck, eller att försumma olika dietrestriktioner, kan sänka helhetsintrycket betydligt.
Så undviker du det:
Betrakta mat och dryck som en central del av mötesupplevelsen. Utse förplägnad med omsorg, tillhandahåll variation och säkerställ att det finns bra val för deltagare med specialkost och allergier.
10. Ingen Reservplan
Även den bästa organiseringen kan drabbas av oförutsedda problem – en föreläsare blir frånvarande, tekniken krånglar, eller väderförhållandena slår om vid ett utomhusevent.
Hur undviker du det:
Kartlägg tänkbara risker för just er evenemang. Ha en plan B för de mest viktiga delarna, oavsett om det gäller alternativa talare, extra teknisk support eller backup- inomhusaktiviteter.
Slutsats
Att planera en konferens är en givande men ansträngande process. Genom att undvika dessa frekventa fallgropar skapar du en pålitlig grund för ett evenemang som utöver att motsvarar sina intentioner utan också förser besökarna en positiv och ihågkommen upplevelse. Nyttja den här sammanställningen som en kontrollista i din egen planeringsprocess – all framgång!
